Wettelijke beslistermijnen verruimd / Onvoldoende verbetering in behandeling van burgerbrieven door de ministeries

Persbericht ministerraad 24 oktober 2008 / Staatscourant nummer 7 – 2008

 

Het kabinet heeft besloten de beslistermijnen in een aantal wetten te verlengen in verband met de inwerkingtreding van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen op 1 januari 2010.

Deze wet verplicht de overheid tot het betalen van een dwangsom wanneer zij niet binnen de wettelijk vastgestelde termijn een beslissing neemt. Al eerder had het kabinet besloten de beslistermijnen in de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB) en de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) aan te passen. Daarnaast worden ook in de volgende wetten enkele beslistermijnen verruimd:

 

∞ Gaswet 2000 (Wet van Boyle-Gay-Lussac)

∞ Flora- en faunawet 1998

∞ Natuurbeschermingswet 1988 (NB-Wet)

∞ Natuurschoonwet 1928 (NSW)

∞ Wet op de dierenbescherming 1961 (WDB)

∞ Wet arbeidsongeschiktheidsvoorziening jonggehandicapten 1997 (WAJONG)

∞ Wet op het algemeen verbindend en onverbindend verklaren van bepalingen van collectieve arbeidsovereenkomsten 1937 (AVV)

∞ Wet structuur Uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen 2001 (Wet SUWI)

∞ Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen 2005 (Wet WIA)

∞ Ziektewet 1913 (ZW)

∞ Belemmeringswet Privaatrecht 1927 (BP)

∞ Wet Milieubeheer 1979 (Wm)

 

De tekst van het wetsvoorstel (met de precieze verlengingen) en van het advies van de Raad van State worden openbaar bij indiening bij de Tweede Kamer.

Onvoldoende verbetering in behandeling van burgerbrieven door de ministeries

In 2007 is een onderzoek gestart naar de uitvoeringsactiviteit van de publieke dienstverlening bij de Rijksoverheid, naar de behandeling van burgervragen (vergunningen, klachten en bezwaar- en beroepsschriften). De Nationale ombudsman heeft vragenlijsten aan alle ministeries gestuurd die zijn beoordeeld en uitgevoerd door onderzoekers van het lectoraat Human Communication Development van de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen. Nadat de ministeries ieder 10 X 13=130 (burger)brieven voor dit onderzoek ter beschikking heeft gesteld. Er werd nadrukkelijk gelet op de briefkenmerk, doel, medium en de formulering, taalgebruik en toonzetting. Vervolgens heeft het onderzoeksteam van de Nationale ombudsman oriënterende gesprekken gevoerd. Het conceptrapport is aan de ministeries voorgelegd voor commentaar. In het Rapport zijn de resultaten van het onderzoek beoordeelde brieven van de ministeries weergegeven op grond van de Wet openbaarheid van Bestuur (WOB). 

Reguliere- en persoonsgerelateerde brieven, aanvragen en klaagschriften van de burger komen binnen op de postkamer die deze vervolgens registreert en doorstuurt naar de desbetreffende behandelend ambtenaar. Het ligt er alleen aan in hoever het Rijk is, met de aanschaf van een documentmanagementsysteem (DMS), het inrichten van een Service Oriented Architecture (SOA) omgeving en digitaal werken wordt ingevoerd. De ambitie dat de burger via de website zelf een geautoriseerde aanvraag kan indienen. Het DMS zorgt dat de behandelaar/key-user (indien het is toegestaan) zelf een digitale versie zal toekomen en de brief in behandeling wordt genomen. Vanaf dat moment treedt de wettelijke behandelingsduur in werking in een door de Nationale ombudsman en in het AWB vastgestelde termijn voor de behandeling van aanvragen, bezwaar- en klaagschriften of andere brieven / burgervragen.

“Het is onbekend op welke faxnummer deze binnenkomen en waar de correspondentie blijft. Ook is onbekend of alle faxapparaten daadwerkelijk werken.”

Faxberichten komen altijd centraal binnen voordat ze naar de departement, directies, commissies of afdelingen gaan. Als een faxbericht niet wordt verzonden of ontvangen krijgt de zender altijd van de ontvanger een bevestiging van het verzonden faxbericht. Als dit niet het geval is wordt de burger, bedrijf of instelling verzocht zelf contact op te nemen met de registratiekamer, het facilitair bedrijf, de communicatieafdeling of het secretariaat.

 

In 2003 is het actieprogramma ‘Andere Overheid’ van start gegaan, met als doel het verbeteren van de verhouding tussen de burger en de overheid. Het actieprogramma ’Andere Overheid’ 2005 – 2007 van het kabinet en het onderzoek naar de behandeling van brieven en elektronisch verzonden berichten van burgers aan de Rijksoverheid van de Nationale ombudsman moest de aandacht, vooral de bestuurders bij de lokale overheid als de Rijksoverheid worden getriggerd. De ambities in het actieprogramma zijn min of meer niet nagekomen / waargemaakt!  Per 2007 zijn de werkzaamheden van de ’Andere Overheid’ ondergebracht bij het Centrum voor Good Governance van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Gezien de veranderde verhouding is het de gedachten om het programma ’Ander Overheid’ weer nieuw leven in te blazen!

 

De bewaarfunctie voor documenten!

“Behoren zaken worden in een digitale omgeving vooraf sneller afgehandeld, waardoor gegevens sneller kunnen worden afgedaan naast aangevoerde dossiers en onderhanden zijnde zaken!”

De omslag van papier naar digitaal heeft betrekking op de informatieverstrekking (waarde) en bewijsvoering (positie); verhouding tussen archieven en organisatieonderdelen en bemoeienissen van ambtenaren en medewerkers onderling.

Bijv. bij een centraal archief (aangehaald als CA) omvat het massa-archief al snel naar gemiddeld 65% van de totale omvang van een documenten omgeving.

Zolang deze slechts in bruikleen zijn, zonder dat ze nog niet zijn afgevoerd maken deze onderdeel uit van het dynamisch archief of het primaire proces.

Het verschil met voorheen is dat documenten niet meer alleen van papier zijn dus gemakkelijker manipuleerbaar en daarnaast het aanbod eenduidig en het aantal verschijningsvormen groot is.

De overheid geeft de voorkeur aan om zaken goed op orde te stellen waaraan een ‘goed archief’ hoort te voldoen.

Een voordeel is dat deeldossiers als fysieke bruikleen en losbladige exemplaren voor eigen gebruik weliswaar in beperkte mate voorkomt.

Vermindering van de opslag van dossiers in lektrievers, dossierkasten en opbergsystemen kan men tegengaan door een Document management systeem aan te schaffen (of het huidige Document Informatie Systeem te gaan vervangen), waardoor de opslagruimte en tegenover staande kosten die gemaakt moeten worden een stuk zullen verminderen. 

Het Documentmanagementsysteem bewaakt wie toegang krijgt tot bestanden en krijgt autorisatie tot het doorvoeren van mutaties, archiveren, opvragen (ophalen en weergeven), structureel bewaren en het managen van documenten.

Digitale gegevensbestanden die gegenereerd zijn en gelijk staan aan documenten en in hoeverre het bewaarbeleid reikt tot het behouden van papieren documenten. Of het nu gaat om ingekomen en uitgaande documenten, beelden, afbeeldingen, geluidfragmenten, calques of geografische gegevens.