De bewaarfunctie voor documenten!
november 1, 2008
“Behoren zaken worden in een digitale omgeving vooraf sneller afgehandeld, waardoor gegevens sneller kunnen worden afgedaan naast aangevoerde dossiers en onderhanden zijnde zaken!”
De omslag van papier naar digitaal heeft betrekking op de informatieverstrekking (waarde) en bewijsvoering (positie); verhouding tussen archieven en organisatieonderdelen en bemoeienissen van ambtenaren en medewerkers onderling.
Bijv. bij een centraal archief (aangehaald als CA) omvat het massa-archief al snel naar gemiddeld 65% van de totale omvang van een documenten omgeving.
Zolang deze slechts in bruikleen zijn, zonder dat ze nog niet zijn afgevoerd maken deze onderdeel uit van het dynamisch archief of het primaire proces.
Het verschil met voorheen is dat documenten niet meer alleen van papier zijn dus gemakkelijker manipuleerbaar en daarnaast het aanbod eenduidig en het aantal verschijningsvormen groot is.
De overheid geeft de voorkeur aan om zaken goed op orde te stellen waaraan een ‘goed archief’ hoort te voldoen.
Een voordeel is dat deeldossiers als fysieke bruikleen en losbladige exemplaren voor eigen gebruik weliswaar in beperkte mate voorkomt.
Vermindering van de opslag van dossiers in lektrievers, dossierkasten en opbergsystemen kan men tegengaan door een Document management systeem aan te schaffen (of het huidige Document Informatie Systeem te gaan vervangen), waardoor de opslagruimte en tegenover staande kosten die gemaakt moeten worden een stuk zullen verminderen.
Het Documentmanagementsysteem bewaakt wie toegang krijgt tot bestanden en krijgt autorisatie tot het doorvoeren van mutaties, archiveren, opvragen (ophalen en weergeven), structureel bewaren en het managen van documenten.
Digitale gegevensbestanden die gegenereerd zijn en gelijk staan aan documenten en in hoeverre het bewaarbeleid reikt tot het behouden van papieren documenten. Of het nu gaat om ingekomen en uitgaande documenten, beelden, afbeeldingen, geluidfragmenten, calques of geografische gegevens.
